Racun SPJ dan Penangkalnya

sumber gambar: santri-kenthir.blogspot.com

Pada post sebelumnya, saya mempertanyakan apa solusi dari masih mengepulnya asap rokok di lingkungan belajar-mengajar dan masih maraknya praktik manipulasi laporan keuangan di organisasi mahasiswa. Hingga saat ini, solusi untuk keduanya masih menjadi tabir misteri. Bagaimana caranya agar keduanya dapat tersolusikan? 

Dalam post ini, saya mencoba memberikan solusi untuk menyusun laporan keuangan yang jujur.

Surat Pertanggungjawaban, atau dikenal dengan SPJ, merupakan laporan keuangan akhir penggunaan anggaran suatu kegiatan yang memanfaatkan dana kemahasiswaan dari birokrasi. Kegiatan yang menggunakan anggaran dana kemahasiswaan, biasanya adalah kegiatan yang diajukan oleh Himpunan atau organisasi mahasiswa yang berada di bawah naungan birokasi.

Berikut saya paparkan gambaran alur pelaksanaan kegiatan hingga pelaporan keuangan sebagai pertanggungjawaban yang selama ini diajarkan turun-temurun di ormawa yang ikuti:

1. Rapat Pleno

rapat yang diadakan pada awal kepengurusan Ormawa untuk menyepakati program kerja Ormawa. Pada rapat ini, Ormawa menyepakati Program Kerja(Proker) yang telah disusun oleh masing-masing departemen. Biasanya yang disepakati adalah Substansi Proker, Sasarannya, Waktu Pelaksanaan, Tolok Ukur Keberhasilannya, dan Anggaran yang dibutuhkannya.

2. Penyusunan Proposal

Ketika waktu pelaksanaan Proker akan tiba, pelaksana proker berkumpul dan mendiskusikan segala keperluan Proker tersebut, salah satunya, rincian anggaran dana yang diperlukan dari. Pelaksana proker menyusun Proposal untuk kemudian disampaikan ke birokrasi.

3. Pelaporan Penggunaan Anggaran Dana - SPJ

Yang saya ketahui, begitu mendapat restu dari birokrasi, dana tidak serta merta cair saat itu juga. Dana akan cair begitu laporan penggunaan anggaran dana diserahkan pada birokrasi. Artinya, Ormawa harus mencari talangan sementara atau menggunakan dana kas, hingga dana dari birokrasi cair. Begitu Proker selesai, pelaksana proker harus menyelesaikan laporan keuangan selambat-lambatnya tiga hari dari tanggal pelaksanaan.

Banyak masalah muncul dalam dalam penyusunan laporan keuangan SPJ ini. Tidak semua pengeluaran dapat dibuat pertanggungjawabannya. Terdapat beberapa kriteria yang harus dipenuhi agar dapat dipertanggungjawabkan dalam laporan keuangan yang kemudian menjadi akar permasalahan:

1. Tidak boleh ada laporan keuangan untuk beberapa hal, salah satunya Honor Pembicara dan Sewa Tempat.

Biasanya pengeluaran untuk honor datang dari kas departemen pelaksana proker. Pengeluaran yang tidak bisa dipertanggungjawabkan dalam laporan keuangan biasanya dimasukkan pada pertanggungjawaban pengeluaran lain. Contoh: Honor Rp.100.000,- diselipkan pada pengeluaran konsumsi sehingga yang awalnya Rp.200.000,- menjadi Rp.300.000,-.

2. Khusus pengeluaran Konsumsi, harus terdapat daftar presensi penerima konsumsi.

Setiap pembagian konsumsi harus melampirkan daftar presensi penerima konsumsi. Jika terdapat Snack 1x dan konsumsi 1x, maka harus ada dua absensi.

3. Ada kwitansi khusus yang harus dibuat berdasarkan format birokrasi.

Isinya adalah besar nominal pengeluaran, tandatangan, dan stempel toko tempat pembelian kebutuhan Proker. Parahnya, akibat adanya larangan poin 1, angka-angka dalam kwitansi ini biasanya sudah dimanipulasi. Bukan hanya mark-up nominalnya, tetapi juga menambah barang-barang yang tidak pernah dibeli.

Praktiknya, pemalsu laporan membawa kuintansi kosong ke toko yang memiliki stempel terkait. Setelah tandatangan dan stempel diperoleh, dicetak sesuai dengan manipulasi yang direncanakan. Pemberi stempel toko tidak pernah tahu bahwa ia menjadi salah satu pelaku dalam memanipulasi. Lebih-lebih, dulu banyak ormawa yang menggunakan stempel toko fiktif agar pembuatan kwitansi tersebut lebih mudah.

4. Pengeluaran tidak boleh lebih dari satu juta di satu tempat.

Jika lebih, maka akan ada faktur pajak yang harus dipenuhi-yang mana sangat dihindari agar tidak repot. Hal ini juga menjadi alasan praktik manipulasi halal hingga nominal kwitansi dipangkas dan diubah menjadi dua kwitansi. Lucu, Mahasiswa diajari menghindari pajak.

Contoh: Pengeluaran asli Rp.1.200.000,- hanya di Catering X. Karena tidak mau terberatkan dengan urusan faktur pajak, dipecah menjadi dua, Rp.990.000,- di Catering X dan Rp.210.000,- di Toko E. Padahal toko E tidak pernah melakukan transaksi Rp.210.000,- dengan pemalsu laporan. Bahkan bisa jadi Toko E tidak pernah ada. 

5. Saldo Pengeluaran dan Pemasukan yang tertera di laporan keuangan SPJ harus Nol.

Tidak kurang, tidak lebih. Kalaupun ada lebih, tidak bisa dikembalikan ke birokrasi. Tapi di laporan harus nol. Ini juga menjadi alasan dalam melakukan manipulasi. Praktiknya, sulit sekali mencapai kriteria ini, karena ada saja pengeluaran tambahan yang diperlukan. Atau kadang malah ada oknum yang sengaja menganggarkan dana lebih, agar kelebihan dana tersebut bisa digunakan untuk makan-makan bubaran panitia.

Saya percaya bahwa manipulasi laporan keuangan adalah bagian dari praktik korupsi yang semestinya sudah kita hindari sedari masih menyandang status mahasiswa. Bodoh jika kita, MAHASISWA, sehari-hari mengaku membenci korupsi, tapi TAK SADAR selama ini sedang diberikan latihan korupsi. Tidak semua Institusi pendidikan seberuntung Universitas Paramadina yang memberikan pendidikan antikorupsi. Tapi bukan berarti kita tidak bisa mempelajarinya secara otodidak bukan?

Ini dia solusi agar kita terhindar dari praktik manipulasi laporan keuangan alias SPJ:

1. Inventaris Kebutuhan dan Survey Harga saat menyusun Proposal

Kebiasaan pertama yang sering muncul adalah ketika penyusunan proposal kegiatan, pelaksana kegiatan jarang berinisiatif mencari tahu berapa harga dari setiap kebutuhannya dan dimana ia akan memperolehnya. Pelaksana kegiatan lebih sering mengira-ngira harga dan memperkirakan kebutuhan secara umum.
Harusnya tidak susah mencapai saldo nol dengan melakukan survey terlebih dahulu. Solusi ini akan mempermudah praktik pengerjaan laporan keuangan yang jujur. Karena saat survey bisa langsung ditanyakan pula 'apakah toko ini memiliki stempel dan bersediakah toko tersebut membubuhkannya?'. Nantinya pun data-data survey ini bisa didokumentasikan dan diupdate berkala agar dapat menjadi referensi bagi pelaksana kegiatan lainnya.

2. Gunakan Dana Mandiri

Salah satu solusi praktis dalam menangkal manipulasi laporan keuangan adalah tidak menggunakan dana kemahasiswaan dari birokrasi sama sekali. Tanpa menggunakan dana dari birokrasi, artinya tidak perlu mengikuti tetek-bengek aturan SPJ. Ormawa berhak membuat regulasi laporan keuangan yang lebih mudah.
Jika tidak bisa 100% mandiri, maka setidaknya ada peran dana mandiri di sana. Contoh hal-hal yang sebaiknya menggunakan dana mandiri adalah konsumsi dan honor pembicara, yang dapat dikumpulkan dari iuran peserta atau sponsor.

3. Jangan Membeli dari Toko yang Tidak Memiliki Stempel

Salah satu kebodohan yang cukup sering terjadi adalah membeli kebutuhan dari toko yang tidak memiliki stempel, hingga akhirnya pelaksana kegiatan terpaksa memalsukan kwitansi dengan stempel toko yang tidak semestinya. Inilah bukti pentingnya survey sebelum menyusun proposal.

4. Cetak Kwitansi Sesuai Pengeluaran di Toko Tersebut

Jangan gunakan kwitansi kosong. Beberapa toko dan usaha sudah berbaik hati mencegah pemalsuan laporan keuangan dengan tidak memberikan stempel pada kwitansi kosong. Kwitansi kosong artinya menjadi peluang bagi pemalsu untuk mengisikan nominal-nominal yang tidak seharusnya.

5. Beli, Langsung Buat Kwitansinya

Salah satu alasan pemalsuan adalah mepetnya waktu untuk pengerjaan laporan keuangan yang ditentukan paling lambat tiga hari setelah tanggal kegiatan. Seharusnya, pengerjaan ini dilakukan segera setelah transaksi pembelian kebutuhan kegiatan. Begitu transaksi selesai, langsung cetak kwitansi format birokrasi, dengan nominal yang sama dengan kwitansi yang diberikan toko.

6. Sedekahkan Dana Sisa

Jika ternyata seusai kegiatan dana dari birokrasi bersisa, maka hal yang lebih baik dilakukan adalah mensedekahkan seluruhnya. Saya percaya bahwa setiap dana dari birokrasi di Institusi pendidikan negeri adalah dana sumbangan rakyat. Pajak yang dibayarkan rakyat. Relakah anda jika menelan uang rakyat yang diperoleh akibat KETELEDORAN menyusun anggaran dana?*
*Kiat ini berpotensi untuk menjadi peluang untuk membenarkan praktik manipulasi laporan keuangan. Sedekah, meski terdengar sangat halal, tetapi sedekah dalam hal ini dinilai memperkaya orang lain dengan harta rakyat yang diperoleh dari manipulasi laporan keuangan.

6. Rekrut Anggota yang Punya Integritas

Kemalasan berbuat jujur juga menjadi faktor penentu. Praktik manipulasi laporan keuangan seolah menjadi hal yang wajar, lumrah, karena banyak yang melakukan. Sehingga anggota tanpa integritas lebih memilih memalsukannya agar tidak capek. Hal yang sia-sia jika pimpinan ormawa merelakan waktu dan tenaganya menyusun kebijakan anti-manipulasi, tetapi kemudian ia rekrut anggota yang enggan berbuat lebih demi kejujuran.

Itulah beberapa jurus penangkal racun SPJ. Apresiasi saya berikan pada bendahara Ormawa yang saya ikuti, yang sudah bekerja ekstra menjaga teman-temannya dari praktik kotor manipulasi keuangan dan rela terpaksa mengotori tangannya karena oknum yang enggan berbuat jujur. Saya sepakat dengan Anies Baswedan bahwa lebih banyak turun tangannya orang baik akan menjadi perbaikan luar biasa bagi Indonesia.